Uma rececionista de IA ao telefone compensa numa pequena empresa de obras?

Uma rececionista virtual com IA compensa numa pequena empresa de obras que perde chamadas enquanto está num trabalho e vê quem ligou passar para a empresa seguinte nos resultados do Google. Atende quando ninguém pode, marca uma hora na sua agenda e envia-lhe os dados da chamada. Connosco, a configuração custa €600, sem IVA.

Imagine um canalizador a meio da troca de um esquentador, numa manhã fria de fevereiro. O telemóvel vibra duas vezes no casaco que ficou no corredor. Quando o aparelho velho sai da parede e ele lava as mãos, uma pessoa deixou mensagem na caixa de correio. A outra não deixou nada: tinha água a pingar do teto da cozinha, e o canalizador seguinte no Google atendeu. Um pintor em cima de um escadote, um eletricista num sótão ou um telhador num andaime perde chamadas da mesma forma.

A rececionista existe para essa segunda pessoa. Atende em nome da sua empresa, pergunta que trabalho é, onde fica e para quando, e propõe uma hora da sua agenda para a visita. Recebe o contacto e a morada, com um resumo curto da chamada. Quando liga de volta à hora de almoço, já tem os factos à frente.

Preferimos que faça menos do que mais. A rececionista não deve dar orçamento para um trabalho que ninguém viu, adivinhar uma avaria ao telefone nem prometer uma carrinha dentro de uma hora. Essas chamadas chegam-lhe a si, com os dados. Quem espera que um programa lhe faça os orçamentos costuma ficar desiludido.

O valor da configuração paga o nosso trabalho: escrever o que ela diz e pergunta, e ligá-la à agenda que já usa. O serviço onde corre é faturado pelo fornecedor, a preço de custo, e a fatura depende de quantas chamadas atende. Um valor típico de partida é €25 por mês. Se quiser que leiamos todos os meses o que respondeu e corrijamos o que falhou, a gestão custa €140 por mês.

Se compensa ou não, resolve-se com uma conta que pode fazer hoje à noite. Abra o registo de chamadas do telemóvel e conte as chamadas perdidas do mês passado de números que não conhecia. Depois pense no que vale um trabalho ganho. Uma empresa que instala caldeiras ou refaz telhados paga a configuração com um ou dois trabalhos que de outro modo teria perdido. Quem faz pequenas reparações e tem a agenda cheia para seis semanas ganha pouco com mais chamadas.

Há empresas que não devem comprar uma. Um profissional por conta própria que vive de clientes habituais, que ligam para falar com ele pelo nome, vai notar que alguns não querem falar com um programa. Uma empresa com alguém no escritório durante o dia só tem uma falha à noite e ao fim de semana, e uma mensagem na caixa de correio a dizer quando liga de volta resolve boa parte disso sem custo. E há as chamadas comerciais. Se a maioria do que perde são pessoas a vender tarifários de eletricidade ou anúncios em listas, a rececionista também as atende com educação, e paga os minutos.

Olhe para o site antes do telefone. Um número em letra pequena no fundo da página, sem uma palavra sobre quando atende, faz as pessoas ligarem a qualquer hora e desistirem. Num site de obras pomos o número à frente de tudo e dizemos quando atende, e um formulário de orçamento recebe quem prefere escrever a ligar.

A primeira pergunta que fazemos a uma empresa de obras interessada numa rececionista é quantas chamadas ficaram sem resposta na semana passada. Envie-nos esse número e o valor de um trabalho típico, e dizemos-lhe se a rececionista pagaria o que custa ou se, por agora, chega uma mensagem de voz melhor.

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