Para onde devem ir os pedidos de contacto do site para não perder nenhum?

Os pedidos de contacto do site devem chegar a uma única caixa de correio, lida todos os dias por quem atende o telefone. Devem sair de um endereço do seu próprio domínio, para que o Gmail ou o Outlook confirmem de onde vêm, e convém guardar uma cópia fora do email. Quando os pedidos vão parar ao spam, o formulário costuma estar a enviá-los em nome do cliente, e isso corrige-se numa configuração.

Pense num montador de cozinhas com um site feito há cinco anos. O formulário manda cada pedido para um endereço do Hotmail que criou para a empresa e quase nunca abre, e põe o email do próprio cliente no campo do remetente. Numa terça-feira, uma cliente pede orçamento para uma cozinha completa. A mensagem cai na pasta de lixo. Nove dias depois, a mesma cliente telefona a dizer que já escolheu outra empresa e pergunta se o formulário funciona.

Aí o filtro de spam fez o que lhe compete. As diretrizes do Gmail para remetentes pedem a quem envia para um endereço Gmail que autentique o domínio de onde sai o email, e dizem para não pôr um endereço Gmail no remetente de uma mensagem que o Gmail não enviou. Um formulário que escreve o Gmail do cliente nesse campo falha as duas regras em todas as mensagens, e o Gmail pode marcá-las como spam ou recusá-las.

Nos sites que fazemos, o formulário envia a partir de um endereço do seu domínio, como site@asuaempresa.pt, e configuramos a autenticação desse domínio para que a caixa que recebe confirme que a mensagem saiu de si. O endereço do cliente fica no campo de resposta. Carrega em responder e a resposta segue para ele, como em qualquer outro email.

O destino depende de quem atende. Mande todos os pedidos para a caixa de quem pega no telefone durante o dia, e para nenhuma conta pessoal. Um sócio que trata das contas à noite vê um pedido de orçamento às nove da noite, quando o cliente já ligou para outras duas empresas. As pessoas saem e mudam de telemóvel, e os pedidos têm de continuar a chegar a um sítio que a empresa vê.

Guardamos também uma cópia de cada pedido fora da caixa de correio. O formulário do nosso próprio site passa pela Formspree, que nos encaminha cada mensagem e guarda uma cópia, por isso um pedido extraviado continua a poder ser encontrado. Quem tem mais de uma porta de entrada pode juntar o nosso serviço de CRM e encaminhamento de contactos, que identifica cada pedido pela origem, seja a página das bancadas ou a página de destino do Google Ads. O assunto diz-lhe de onde veio antes de abrir a mensagem. No fim do mês, sabe que página trouxe trabalho.

A Woodio International Trade, uma empresa grossista de Watford, recebe os pedidos de orçamento por um único formulário curto, que pede a área de produto, o volume aproximado e um contacto. A área de produto diz à equipa quem deve pegar no pedido. Com o site novo, os pedidos passaram de cerca de dois por mês para cerca de dez, segundo os registos da própria Woodio, e com dez por mês um pedido esquecido na pasta de lixo é dinheiro que se vai embora.

Um CRM compensa quando duas ou mais pessoas respondem aos pedidos, ou quando já perdeu a conta a quem enviou orçamento. Um trabalhador por conta própria com quatro pedidos por semana fica bem servido com uma boa caixa de correio e o hábito de a abrir à hora de almoço. Preferimos montar isso bem a vender-lhe um sistema que abre duas vezes.

Pode testar o seu formulário hoje, em cinco minutos. No telemóvel, preencha-o com um endereço Gmail pessoal, escreva a palavra teste na mensagem e envie. Depois procure-a na caixa de entrada e no lixo, no telemóvel de quem responde aos pedidos. Se demorar mais de um minuto a chegar ou cair no lixo, o formulário tem de ser corrigido. Repita o teste sempre que mexer no site.

O formulário e o endereço de envio fazem parte de qualquer site que fazemos, a partir de €650 para um Site Base. Antes de o site ir para o ar, enviamos pedidos por todos os formulários a partir de um telemóvel e confirmamos onde chega cada um. Num site que já tem, um redesign a partir de €750 cobre o mesmo trabalho. Se o seu anda a perder pedidos, mande-nos o endereço e dizemos-lhe para onde vão hoje e o que custa corrigir.

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